Qué Hacer y Qué NO Hacer en una Transacción Comercial

La contabilidad y la gestión de las transacciones comerciales de su empresa pueden ser, al mismo tiempo, la tarea más temida y la más importante para la salud financiera de su negocio. Mantenerse al día con las transacciones del negocio es igualmente importante tanto para las pequeñas como para las grandes empresas. En una empresa pequeña, es probable que exista un sistema de controles y contrapesos menos riguroso para las transacciones que se realizan. Mientras que las organizaciones más grandes pueden enfrentar un problema diferente: tener cientos de transacciones y un equipo de contadores que debe supervisarlas.

Independientemente del tamaño del negocio, existen algunas prácticas regulares que puede implementar para mantenerse al tanto de sus fondos, y algunas cosas que debe evitar para garantizar que su contabilidad concilie sin problemas:

QUÉ HACER:

Registre siempre los detalles de la transacción

Ya sea un almuerzo sencillo con un socio potencial o un evento a gran escala, deberá recordar registrar los detalles de cada transacción en cuanto se haya pagado la cuenta, o correrá el riesgo de olvidarlo más adelante. Cuanto más se aleje del gasto o del ingreso, más difícil será detectar o corregir errores posteriormente.

Ponga siempre por escrito los acuerdos con proveedores u otras relaciones B2B, con la ayuda de un abogado de negocios calificado

¿Está entrando en una sociedad con un nuevo socio comercial o proveedor? Asegúrese de que su acuerdo describa todos los detalles pertinentes, incluyendo:

Asegúrese de que cada transacción concilie

Además de registrar cada transacción de manera oportuna y detallada, también querrá asegurarse de que cada transacción concilie. Los expertos recomiendan hacer esto una vez a la semana, o como mínimo, una vez al mes. Asegúrese de conciliar sus transacciones con los registros de su banco, tarjetas de crédito y líneas de crédito.

QUÉ NO HACER:

Ignorar el riesgo de control

Esto es especialmente importante para las operaciones más grandes. Siempre debe saber quién tiene acceso a qué cuentas y en qué capacidad. Para minimizar el riesgo de control, siempre debe estar consciente de quién tiene acceso a:

Mezclar los gastos empresariales y personales

Emprendedores y propietarios de pequeñas empresas: esto es para ustedes. Es extremadamente común que quienes recién comienzan en el mundo de los negocios mezclen los fondos empresariales y personales. Pero tomar un poco de un lado para completar el otro puede convertirse rápidamente en un hábito que podría tener efectos negativos en la contabilidad de su negocio y en su responsabilidad personal final, si su negocio llegara a ser demandado. El movimiento del dinero, de dónde proviene y para qué se utiliza, se examina minuciosamente cuando llega la temporada de impuestos, o cuando está buscando un préstamo o intentando verificar el valor de la empresa. Mantenga estos gastos separados y siempre sabrá cuánto está ganando y gastando su negocio.

Llevar un buen control de las transacciones de su negocio, ya sean entre empresas, con proveedores, o simples almuerzos de negocios, le ahorrará muchos dolores de cabeza a largo plazo. Contratar a un contador conocedor ayuda, pero saber qué hacer y qué evitar por su cuenta fortalece la seguridad financiera de su negocio.

¡Contáctenos!

Como siempre, se recomienda contratar a un abogado de derecho empresarial con experiencia para ayudar con la redacción y revisión de sus contratos comerciales. Si tiene preguntas sobre sus contratos comerciales, el equipo confiable de The Campbell Law Group puede ayudarlo.

Llámenos hoy al (305) 328-9506 para saber cómo podemos ayudarlo a usted y a su negocio.