Lo Que los Empleadores de Florida Deben Saber Sobre los Cambios Recientes en la Política Migratoria

La política migratoria de los Estados Unidos ha cambiado considerablemente en los últimos años, y sus efectos no se limitan a las personas que ingresan o permanecen en el país. Para los empleadores, el aumento de la aplicación de la ley a nivel federal, los cambios que afectan la inmigración basada en el empleo y los requisitos estatales de verificación vigentes han convertido el cumplimiento migratorio en una preocupación empresarial más inmediata.

Los empleadores de Florida tienen una razón particular para prestar atención. Las empresas deben cumplir con los requisitos federales de elegibilidad de empleo, y muchas también están sujetas a la ley de E-Verify de Florida. Los empleadores que reclutan trabajadores extranjeros enfrentan consideraciones adicionales a medida que las políticas migratorias federales continúan cambiando.

El resultado es un asunto de cumplimiento que va mucho más allá de Recursos Humanos. Los errores en la verificación de empleo pueden dar lugar a un escrutinio gubernamental y a sanciones económicas, mientras que los cambios que afectan la autorización de trabajo de un empleado pueden generar problemas de personal y operativos. Al mismo tiempo, los empleadores que se vuelven demasiado agresivos en sus prácticas de verificación corren el riesgo de generar problemas de discriminación.

Comprender dónde surgen esos riesgos y cómo afectan las prácticas de empleo cotidianas es un primer paso importante.

Contenido

¿Por Qué los Cambios en la Política Migratoria Son Importantes para los Empleadores?

El cumplimiento migratorio a veces se asocia principalmente con las empresas que patrocinan a trabajadores extranjeros. En realidad, los requisitos de elegibilidad de empleo afectan prácticamente a todos los empleadores de los Estados Unidos.

La ley federal exige que los empleadores verifiquen la identidad y la autorización de empleo de las personas que contratan. El mecanismo principal para hacerlo es el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, administrado por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS).

La política federal reciente ha puesto un mayor énfasis en la aplicación de las leyes migratorias, incluso en los lugares de trabajo. El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE) ha descrito las inspecciones del Formulario I-9, las multas civiles y otras medidas de investigación y aplicación de la ley como componentes de su estrategia de aplicación de la ley en los lugares de trabajo.

Esto hace que los procedimientos de mantenimiento de registros y de verificación sean más que una formalidad administrativa.

Incluso cuando un empleador considera que toda su fuerza laboral está autorizada para trabajar, las deficiencias en sus procedimientos de verificación o en el mantenimiento de registros pueden generar problemas durante una inspección.

Regina M. Campbell, Esq., Socia Directora de The Campbell Law Group, ha dedicado años a asesorar a propietarios de negocios de Florida en asuntos laborales, obligaciones regulatorias y otros asuntos legales que afectan sus operaciones cotidianas. Según su experiencia, pueden surgir deficiencias cuando las empresas no cuentan con un proceso uniforme para gestionar estos requisitos.

“Los empleadores a veces consideran el cumplimiento migratorio como algo que se atiende cuando se contrata a una persona y luego se olvida. El mayor riesgo a menudo está en el propio proceso. Si una empresa no puede demostrar que ha seguido de manera constante los procedimientos requeridos, un asunto que comenzó como un problema de documentación puede volverse considerablemente más difícil una vez que interviene el gobierno.”

Para los empleadores, el cumplimiento migratorio debe tratarse como una parte continua de la gestión de riesgos, y no simplemente como un requisito que se marca al contratar a alguien.

El Aumento de la Aplicación de la Ley en los Lugares de Trabajo Eleva lo que Está en Juego

ICE puede inspeccionar los registros I-9 de un empleador como parte de sus actividades de aplicación de la ley en los lugares de trabajo. Estas inspecciones tienen como objetivo determinar si los empleadores cumplen con los requisitos federales de elegibilidad de empleo y pueden identificar tanto infracciones sustantivas como problemas en los registros del empleador.

La aplicación de las leyes migratorias no necesariamente comienza con una acusación de que una empresa contrató deliberadamente a trabajadores no autorizados.

Una revisión puede poner al descubierto años de mantenimiento de registros inconsistente, formularios faltantes o errores de verificación. Para una empresa con una fuerza laboral numerosa o una rotación de empleados significativa, incluso los errores pequeños pueden acumularse.

Por lo tanto, los empleadores deben saber dónde se almacenan sus registros I-9, quién es responsable de mantenerlos y quién dentro de la empresa tiene autoridad para responder a una consulta del gobierno. Para las empresas que no cuentan con recursos legales internos dedicados, un asesor jurídico general externo también puede brindar orientación continua sobre asuntos de cumplimiento y ayudar a establecer procedimientos de respuesta cuando surjan preguntas legales.

El objetivo no es obstruir una investigación legítima. Es asegurarse de que la empresa responda de manera apropiada y de que las decisiones importantes no sean tomadas en el momento por empleados que desconocen las obligaciones legales de la empresa.

El Cumplimiento del Formulario I-9 Merece una Nueva Revisión

Por lo general, todo empleado recién contratado debe completar el Formulario I-9, incluidos los ciudadanos y nacionales de los Estados Unidos. El empleador debe revisar la documentación aceptable y completar su parte del proceso de verificación.

USCIS proporciona instrucciones detalladas para completar el Formulario I-9, pero aun así pueden producirse errores.

En la práctica, los problemas relacionados con el I-9 pueden surgir por muchas razones, desde formularios incompletos y plazos incumplidos hasta errores sobre cuándo es necesario volver a verificar la autorización de trabajo de un empleado. Los problemas pueden ser especialmente difíciles de identificar cuando distintos miembros del personal de Recursos Humanos o gerentes han manejado los registros durante varios años sin un proceso uniforme.

El crecimiento puede hacer que esas inconsistencias sean mucho más difíciles de gestionar. Los procedimientos que funcionaban cuando una empresa tenía diez empleados pueden dejar de ser adecuados una vez que cuenta con varias ubicaciones, más gerentes o una fuerza laboral considerablemente mayor.

Una revisión interna periódica puede ayudar a identificar deficiencias antes de que una inspección del gobierno las descubra. Sin embargo, cuando se detectan errores, los empleadores deben tener cuidado con la forma en que los corrigen. Los registros no deben simplemente alterarse ni antedatarse para que parezcan cumplir con los requisitos. La respuesta apropiada dependerá del tipo de error y de las circunstancias en que ocurrió.

Para Regina M. Campbell, Esq., el momento en que se realiza esa revisión puede marcar una diferencia significativa. Abordar las inconsistencias mientras la empresa opera con normalidad le da al empleador más oportunidad de comprender el problema y responder de manera apropiada que descubrir el mismo problema después de que ha comenzado una inspección.

“Una revisión de cumplimiento es más valiosa antes de que la empresa haya recibido un aviso de inspección. Le da al empleador la oportunidad de comprender dónde sus procedimientos pueden ser inconsistentes, determinar cómo deben abordarse correctamente los errores y establecer un mejor proceso en el futuro.”

Dedicar tiempo ahora a revisar el cumplimiento del I-9 puede colocar a un empleador en una posición mucho más sólida si sus registros son objeto de escrutinio gubernamental más adelante.

Requisitos de E-Verify de Florida para Empleadores Privados

Los requisitos federales del Formulario I-9 son solo una parte del panorama para las empresas que operan en Florida.

Conforme a la Sección 448.095 de los Estatutos de Florida, los empleadores privados con 25 o más empleados deben usar E-Verify para verificar la elegibilidad de empleo de los nuevos empleados. Por lo general, la verificación debe realizarse dentro de los tres días hábiles posteriores a que el empleado comience a trabajar de forma remunerada.

Los empleadores sujetos a este requisito también deben certificar su cumplimiento en su primera declaración aplicable de cada año calendario y conservar la documentación de verificación de empleo requerida durante al menos tres años.

Si el Departamento de Comercio de Florida determina que un empleador no ha utilizado E-Verify según lo requerido, el empleador generalmente tiene 30 días para subsanar el incumplimiento. Si el Departamento determina que el empleador no ha utilizado E-Verify en tres ocasiones dentro de un período de 24 meses, la ley de Florida establece una multa de $1,000 por día hasta que se subsane la infracción. Las licencias aplicables también pueden ser suspendidas hasta que el empleador vuelva a cumplir.

Por lo tanto, para las empresas cercanas al umbral de 25 empleados, el crecimiento puede generar una obligación de cumplimiento adicional que quizás no se aplicaba anteriormente.

Los cambios propuestos durante la sesión legislativa de 2026 de Florida pueden haber generado cierta confusión sobre qué empleadores privados están cubiertos actualmente. Los legisladores consideraron eliminar el umbral de 25 empleados y ampliar los requisitos de E-Verify de manera más general, pero esas propuestas no se convirtieron en ley. A agosto de 2026, el requisito sigue aplicándose a los empleadores privados con 25 o más empleados.

Aun así, los empleadores deben estar atentos a futuros desarrollos legislativos, ya que los legisladores podrían reconsiderar el alcance del requisito.

Para las empresas sujetas a este requisito, E-Verify debe formar parte de un procedimiento de incorporación uniforme en lugar de tratarse como una tarea administrativa aparte. También puede valer la pena revisar las políticas de empleo más amplias cuando cambian los requisitos legales. La orientación de TCLG sobre manuales del empleado y políticas del lugar de trabajo explica el papel que pueden desempeñar las políticas claras y aplicadas de manera uniforme en la gestión de los riesgos relacionados con el empleo.

Los Cambios en la Política de H-1B Podrían Afectar el Reclutamiento

Los empleadores que reclutan a nivel internacional enfrentan consideraciones adicionales a medida que la política migratoria federal continúa cambiando.

El programa H-1B permite a los empleadores estadounidenses que reúnen los requisitos emplear temporalmente a trabajadores extranjeros en ciertas ocupaciones especializadas. Para las empresas que dependen de talento internacional altamente calificado, los cambios en el programa pueden afectar los costos de reclutamiento, los plazos y la planificación más amplia de la fuerza laboral.

En septiembre de 2025, una proclamación presidencial introdujo un requisito de pago de $100,000 que afecta a ciertas peticiones H-1B relacionadas con trabajadores que se encuentran fuera de los Estados Unidos. La medida entró en vigor el 21 de septiembre de 2025 e incluyó excepciones limitadas, incluso cuando el Secretario de Seguridad Nacional determinara que una persona, empresa o industria calificaba para una excepción por interés nacional.

El requisito no se aplicaba a las peticiones presentadas antes de la fecha de entrada en vigor ni a las visas H-1B emitidas previamente, y la orientación federal aclaró que no tenía la intención de funcionar como un cargo recurrente de $100,000 sobre los trabajadores H-1B existentes.

Desde entonces, las impugnaciones legales han generado una mayor incertidumbre en torno al requisito. En junio de 2026, un tribunal federal de distrito anuló la orientación de la agencia que implementaba el requisito de pago, una decisión que el gobierno federal apeló posteriormente. Con el litigio en curso y la política de H-1B en constante evolución, los empleadores que consideren patrocinar a un trabajador deben confirmar los requisitos vigentes antes de comprometerse con una nueva contratación internacional.

Para las empresas que dependen de talento extranjero, conviene considerar la elegibilidad para la visa, los costos potenciales y los requisitos de tramitación al inicio del proceso de reclutamiento, especialmente cuando la contratación es urgente o los planes de crecimiento dependen de que un empleado comience a trabajar en una fecha determinada. Hacerlo puede ayudar a reducir el riesgo de costos o retrasos inesperados más adelante.

¿Qué Sucede si Cambia la Autorización de Trabajo de un Empleado Actual?

Los cambios en la política migratoria también pueden generar incertidumbre en torno a los empleados actuales.

Algunos empleados están autorizados a trabajar en los Estados Unidos mediante estatus migratorios de duración limitada o documentos de autorización de empleo. Por lo tanto, los cambios federales que afectan a determinados programas migratorios pueden plantear preguntas sobre si un empleado sigue autorizado para trabajar y si el empleador debe tomar medidas adicionales.

Los empleadores deben tener cuidado de no tomar decisiones sobre la autorización de trabajo de un empleado basándose únicamente en un anuncio de política o en una noticia.

La fecha de vencimiento impresa en un documento no siempre ofrece la respuesta completa. Ciertos documentos de autorización de empleo pueden calificar para prórrogas, mientras que otras circunstancias pueden tener reglas específicas que rigen la reverificación.

Los empleadores deben mantener un proceso confiable para identificar cuándo se requiere la reverificación y completarla a tiempo. También deben evitar solicitar documentación repetidamente a los empleados cuando las normas federales no lo exigen.

Cuando la autorización de un empleado es realmente incierta, obtener orientación legal antes de suspender o terminar la relación laboral puede ayudar a un empleador a comprender sus obligaciones y evitar generar una disputa laboral distinta.

Un Cumplimiento Migratorio Más Riguroso No Significa Solicitar Más Documentos

Un mayor enfoque en la aplicación de las leyes migratorias puede generar un problema distinto si los empleadores se exceden en sus correcciones.

Las protecciones federales contra la discriminación continúan aplicándose durante el proceso de verificación de elegibilidad de empleo. La Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados del Departamento de Justicia de los Estados Unidos hace cumplir las disposiciones de la Ley de Inmigración y Nacionalidad que prohíben cierta discriminación por estatus de ciudadanía y por origen nacional, así como las prácticas documentales injustas durante los procedimientos del Formulario I-9 y de E-Verify.

En términos prácticos, los empleadores no pueden simplemente exigir cualquier documento migratorio que prefieran ver.

Por lo general, los empleados tienen derecho a elegir qué documentos aceptables presentan para los fines del Formulario I-9. Por ejemplo, un empleador no debe exigir que un residente permanente legal presente una green card cuando el empleado ha presentado otra documentación aceptable que satisface los requisitos del Formulario I-9.

El Departamento de Justicia también recomienda a los empleadores no solicitar más documentos o documentos distintos, no insistir en documentos particulares ni rechazar documentos aparentemente auténticos debido al estatus de ciudadanía o al origen nacional de una persona.

Por lo tanto, los empleadores deben cumplir con sus obligaciones de verificación sin imponer requisitos que vayan más allá de lo que permite la ley.

Regina M. Campbell, Esq., advierte que las empresas que responden a un entorno de aplicación de la ley más estricto deben tener especial cuidado de no convertir preocupaciones legítimas de cumplimiento en un trato diferente para determinados empleados.

“La respuesta a una mayor aplicación de la ley no es comenzar a exigir documentos adicionales a los empleados que parecen ser ciudadanos extranjeros. Los empleadores necesitan un proceso que verifique correctamente la autorización de trabajo y que aplique los mismos estándares legales de manera uniforme. Tanto el cumplimiento insuficiente como el cumplimiento excesivo pueden crear problemas para una empresa.”

Para los empleadores que estén revisando sus procedimientos, el Departamento de Justicia también ofrece información específica para empleadores sobre cómo evitar la discriminación relacionada con la inmigración.

Siete Medidas que los Empleadores de Florida Pueden Tomar Ahora

Las empresas no necesitan esperar otro anuncio de política o una inspección de ICE para revisar sus procedimientos. Los empleadores de Florida pueden tomar ahora las siguientes medidas para identificar posibles deficiencias y mejorar el cumplimiento.

1. Revisar los Registros y Procedimientos del I-9

Considere si los formularios se completan de manera correcta y oportuna, si los registros se mantienen adecuadamente y si se sigue el mismo proceso en toda la empresa.

2. Confirmar si se Aplica el Requisito de E-Verify de Florida

Los empleadores privados con 25 o más empleados deben asegurarse de que E-Verify esté debidamente incorporado en el proceso de incorporación y de que la empresa cumpla con sus requisitos de documentación y certificación.

3. Asignar Responsabilidades Claras

Identifique quién es responsable de completar el Formulario I-9, de E-Verify, de la reverificación y de responder a las consultas del gobierno. Cuando la contratación se realiza en varias ubicaciones, asegúrese de que las responsabilidades se entiendan de manera uniforme.

4. Revisar Cuándo Se Requiere la Reverificación

Los empleadores deben contar con un proceso confiable para identificar cuándo se requiere la reverificación sin solicitar innecesariamente nuevos documentos a los empleados.

5. Planificar con Mayor Anticipación al Reclutar Trabajadores Extranjeros

Las empresas que utilizan programas de inmigración basados en el empleo deben considerar la elegibilidad, los plazos, los costos y los posibles cambios de política antes de asumir compromisos de contratación.

6. Establecer un Procedimiento de Respuesta ante Consultas del Gobierno

Los empleados pertinentes deben saber a quién contactar si la empresa recibe un aviso de inspección o una visita del gobierno. De este modo, se puede buscar asesoría legal, cuando corresponda, antes de tomar decisiones sustantivas.

7. Capacitar al Personal de Recursos Humanos y a los Gerentes de Contratación

Las personas que realizan la verificación deben comprender no solo lo que la empresa debe hacer, sino también lo que no debe hacer. La uniformidad es particularmente importante cuando varias personas tienen autoridad para reclutar o incorporar empleados.

A medida que las empresas crecen y los requisitos legales cambian, los procedimientos de empleo que no se han revisado en años pueden dejar de reflejar las prácticas u obligaciones actuales de la empresa.

Puntos Clave para los Empleadores de Florida

El cumplimiento migratorio se está convirtiendo en un asunto empresarial más significativo para los empleadores de Florida a medida que continúan evolucionando las prioridades federales de aplicación de la ley, las políticas de inmigración basada en el empleo y los requisitos estatales de verificación.

Para los propietarios de negocios de Florida, los puntos principales son:

El enfoque práctico consiste en identificar qué requisitos se aplican a la empresa, revisar los procedimientos existentes de verificación de empleo y abordar las posibles deficiencias antes de que formen parte de una inspección del gobierno, un problema de contratación o una disputa laboral.

El Cumplimiento Migratorio Se Está Convirtiendo en un Riesgo Empresarial Más Amplio

Los cambios recientes en la política migratoria dan a los empleadores de Florida buenas razones para revisar cómo gestionan la elegibilidad de empleo y el cumplimiento relacionado. Esto incluye comprender si se aplican los requisitos de E-Verify, mantener procedimientos de verificación apropiados y saber cómo responderá la empresa si la autorización de trabajo de un empleado se vuelve incierta.

Las empresas que reclutan trabajadores extranjeros también deben tener en cuenta los cambios en los requisitos de visa, los costos y los plazos de tramitación, a la vez que se aseguran de que unos procedimientos de cumplimiento más rigurosos no den lugar a que los empleados reciban un trato diferente debido a su ciudadanía, estatus migratorio u origen nacional.

Las empresas en la posición más sólida serán, por lo general, aquellas que establezcan procedimientos uniformes antes de que surja un problema, los revisen a medida que cambia la ley y busquen asesoría cuando la respuesta correcta no esté clara.

The Campbell Law Group asesora a empresas de Florida en asuntos que van desde la formación de empresas y el gobierno corporativo hasta los contratos comerciales, la asesoría jurídica general externa y la gestión de riesgos. La firma también representa a empresas en litigios relacionados con incumplimiento de contrato, disputas entre accionistas o miembros, incumplimiento del deber fiduciario e interferencia dolosa. Esta perspectiva más amplia del derecho empresarial puede ser particularmente valiosa cuando los cambios en la política migratoria afectan no solo las prácticas de empleo, sino también los procedimientos de cumplimiento, las relaciones contractuales y las operaciones más amplias de una empresa.

Cuando los cambios en la política migratoria plantean preguntas sobre la fuerza laboral existente, las prácticas de contratación o las obligaciones legales de un empleador, una asesoría temprana puede ayudar a la empresa a comprender el asunto y determinar una respuesta apropiada.

Si desea obtener más información sobre cómo los cambios recientes en la política migratoria pueden afectar a su empresa, sus prácticas de empleo o sus obligaciones de cumplimiento más amplias, comuníquese con The Campbell Law Group para analizar sus circunstancias y las medidas que su empresa puede tomar para gestionar los posibles riesgos legales.

Preguntas Frecuentes

¿Puede un Empleador de Florida Ser Sancionado por Errores en la Documentación del I-9 Aunque Sus Empleados Estén Autorizados para Trabajar?

Sí. Un empleador puede enfrentar problemas de cumplimiento debido a deficiencias en sus registros del Formulario I-9, incluso si no existe ninguna acusación de que haya empleado a sabiendas a trabajadores no autorizados. Los formularios faltantes, la información incompleta y otras fallas en el mantenimiento de registros pueden volverse relevantes durante una inspección. Los empleadores que identifiquen posibles errores deben considerar cómo corregirlos de manera apropiada en lugar de alterar o antedatar los registros.

¿Qué Debe Hacer un Empleador de Florida si ICE Llega al Lugar de Trabajo?

Los empleados que probablemente reciban visitas del gobierno deben saber quién en la empresa tiene autoridad para responder y a quién contactar para obtener orientación legal. Los empleadores deben evitar tomar decisiones importantes en el momento sin comprender la naturaleza y el alcance de la solicitud. Contar de antemano con un procedimiento de respuesta puede ayudar a garantizar que una consulta legítima se maneje de manera apropiada.

¿Deben los Empleadores Mantener los Registros del Formulario I-9 Separados de los Expedientes del Personal?

A los empleadores les puede resultar más práctico mantener los registros I-9 separados de los expedientes generales del personal, particularmente si la empresa necesita presentarlos en respuesta a una inspección. Cualquiera que sea el sistema utilizado, los empleadores deben mantener los registros de forma segura, tenerlos accesibles cuando se requiera y conservarlos durante el período aplicable.

¿Debe una Empresa de Florida Comenzar a Usar E-Verify Tan Pronto Como Alcance los 25 Empleados?

Esta es una pregunta útil para las empresas en crecimiento, ya que determinar si se ha alcanzado el umbral legal, y cuándo, puede requerir examinar las circunstancias particulares del empleador y los requisitos aplicables de Florida. Por lo tanto, una empresa que se acerque a los 25 empleados debe revisar sus obligaciones antes de realizar más contrataciones, en lugar de esperar hasta haber superado ya el umbral.

¿Puede un Empleador Preguntarle a un Empleado sobre Su Estatus Migratorio?

Los empleadores están obligados a verificar la elegibilidad de empleo, pero eso no les otorga una autoridad ilimitada para interrogar a los empleados sobre su estatus migratorio ni para exigir documentos migratorios particulares. Los procedimientos de verificación de empleo deben seguir las reglas aplicables del Formulario I-9 y de E-Verify, y aplicarse de manera uniforme sin discriminación ilegal.