Lista de Verificación para una Auditoría de la FLSA
La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) establece el salario mínimo federal, el pago de horas extras, las normas sobre el trabajo infantil y los requisitos de mantenimiento de registros. Las reglas y regulaciones establecidas por la FLSA son aplicadas por la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo. Esta división tiene la autoridad para investigar las políticas y procedimientos de un empleador y realizar entrevistas a los empleados con el fin de determinar el cumplimiento del empleador con las regulaciones federales de empleo y trabajo.
Las infracciones a la FLSA pueden tener consecuencias civiles y penales para un empleador. La discriminación laboral o las infracciones a las disposiciones sobre trabajo infantil pueden ser procesadas penalmente e incluir multas de hasta $10,000. Los empleadores que infrinjan de manera deliberada o reiterada los requisitos de salario mínimo o pago de horas extras están sujetos a una multa civil de hasta $1,000 por cada infracción.
Para que un empleador garantice el cumplimiento adecuado y evite problemas, se debe realizar internamente una auditoría regular de cumplimiento de la FLSA. A continuación se presenta una lista de verificación de los registros que deben revisarse cuidadosamente durante dichas auditorías:
Para cada empleado no exento, además de la información personal y biográfica que debe registrarse regularmente en el contexto laboral, se deben mantener regularmente los siguientes registros de nómina:
- Tarjetas de tiempo;
- Boletos de trabajo a destajo;
- Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado;
- Tarifa regular de pago por hora;
- Horas trabajadas cada día y total de horas trabajadas cada semana;
- Salarios regulares diarios y semanales;
- Salarios semanales por horas extras;
- Total de salarios pagados en cada período de pago;
- Fechas de los pagos y los períodos de pago cubiertos por el pago;
- Deducciones de salarios; y
- Cualquier adición a los salarios.
Para cada empleado exento, además de la información personal y biográfica descrita anteriormente, se debe hacer seguimiento regular a la siguiente información:
- Confirmación de que la clasificación de exento es correcta
- Verificar que las funciones del puesto del empleado se encuadren dentro de los cargos establecidos por la FLSA como calificados para el estatus de exento
- Asegurarse de que las descripciones de los puestos estén actualizadas.
- Un empleado asalariado recibe un pago de al menos $684.00 por semana.
- Llevar un registro del total de salarios pagados en cada período de pago; y
- La fecha de pago y el período de pago cubierto por el pago
- Asegurarse de que las deducciones del cheque de pago sean apropiadas y permitidas bajo la FLSA.
- Verificar que las funciones del puesto del empleado se encuadren dentro de los cargos establecidos por la FLSA como calificados para el estatus de exento
La conservación de los registros que reflejan la información anterior es crucial para que los empleadores se protejan en caso de que surja una disputa. Los registros de nómina de un empleado deben conservarse y estar disponibles para su inspección durante al menos tres años.
En situaciones en las que un empleador cuenta con contratistas independientes o consultores que le prestan servicios de manera regular, es necesario realizar una revisión legal para garantizar que estén siendo clasificados correctamente como no empleados. También es importante que los empleadores estén al tanto de las leyes de salarios y horas de su estado, ya que algunas pueden prevalecer sobre la FLSA y deben cumplirse.
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