La Nueva Normalidad – El Trabajo Remoto en la Era del Covid-19 y Más Allá

Como resultado de la pandemia de COVID-19, más estadounidenses están trabajando de forma remota que nunca antes. Al principio, el trabajo remoto era la única opción para muchos empleadores con el fin de continuar operando sus negocios, pero ahora, un año después, a pesar de que la mayoría de los estados han reabierto sus economías y los negocios han abierto sus puertas, una gran parte de los empleadores ha optado por continuar teniendo empleados que trabajan de forma remota.

Una encuesta reciente realizada por Mercer, una firma de consultoría en recursos humanos y beneficios laborales, mostró que el 94% de los empleadores reportó que la productividad en el lugar de trabajo era igual o mayor que antes de la pandemia. Los empleadores también están observando beneficios financieros asociados con tener empleados trabajando de forma remota. Global Workplace Analytics ha estimado que un empleador puede ahorrar un promedio de $11,000 al año por cada empleado que trabaja de forma remota al menos la mitad del tiempo. Los ahorros que observan los empleadores son resultado de una mayor productividad y una reducción del absentismo, menores costos inmobiliarios, y menor rotación de empleados debido a una mayor satisfacción laboral.

A pesar de estos beneficios, esta transición masiva al trabajo remoto ha dado lugar a muchas áreas grises y preguntas que los empleadores deben abordar. El control efectivo del tiempo y la gestión de los trabajadores remotos, manteniéndolos comprometidos y productivos, es un área de preocupación generalizada entre los empleadores. Aunque los problemas de control de tiempo son más relevantes para los empleados no exentos, quienes bajo la ley federal deben recibir el salario mínimo más las horas extras si trabajan más de 40 horas a la semana, los empleadores igualmente deben preocuparse por el control de tiempo de sus empleados exentos por razones financieras y comerciales prácticas.

El 24 de agosto de 2020, la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos publicó el Boletín de Asistencia de Campo N.º 2020-5, que ofrece orientación sobre las obligaciones de los empleadores bajo la FLSA de registrar el número de horas de trabajo compensable realizadas por empleados que trabajan de forma remota. Surgen dificultades en situaciones en las que empleados no exentos realizan trabajo que no estaba programado. “Un empleador está obligado a pagar a sus empleados por todas las horas trabajadas, incluyendo el trabajo no solicitado pero tolerado o permitido, incluyendo el trabajo realizado en el hogar.” Véase. 29 C.F.R. § 785.11-12. Los empleadores deben contabilizar las horas adicionales no programadas trabajadas por sus empleados si saben o tienen razones para saber que dicho trabajo se está realizando. El estándar que aplican los tribunales para determinar si un empleador tuvo conocimiento real o constructivo de dichas horas es si el empleador debió haber adquirido ese conocimiento mediante una diligencia razonable. Véase Allen v. City of Chicago, 865 F.3d 936, 945 (7th Cir. 2017), cert. denied, 138 S. Ct. 1302 (2018). La “diligencia razonable” se determina a la luz de las circunstancias que rodean el negocio de un empleador, pero generalmente es un estándar que puede cumplirse simplemente con que el empleador proporcione a sus empleados un procedimiento claro para reportar las horas trabajadas. Una vez que dicho procedimiento de control de tiempo se implementa, se discute y es comprendido por los empleados, el empleador no está obligado a realizar esfuerzos poco prácticos para investigar más a fondo y descubrir horas no reportadas por un empleado. Los empleadores pueden mitigar su exposición al riesgo bajo la FLSA realizando auditorías de salarios y horas para verificar si a sus empleados se les ha pagado correctamente.

Los empleadores no necesitan preocuparse por reclamos bajo la FLSA en cuanto a sus empleados exentos, ya que estos no están cubiertos por la FLSA. Sin embargo, la gestión, el control de tiempo y la productividad son temas que se encuentran a la vanguardia de las preocupaciones de un empleador. La falta de supervisión, además de las realidades de horarios complicados debido a los desafíos generados por la pandemia, como trabajar mientras se cuida a los hijos y/o comparten un espacio de trabajo con cónyuges, parejas o compañeros de vivienda, que a veces resulta en que los empleados trabajen en horarios inusuales, son solo algunos de los problemas que los empleadores han estado tratando de manejar. También existe un equilibrio que debe lograrse, ya que es importante que los empleadores tengan en cuenta que la microgestión regular de los empleados exentos podría poner en riesgo su condición de exentos y otorgarles derecho al pago de horas extras, porque puede considerarse que se les niega la capacidad de ejercer la discreción y el juicio independiente requeridos para dicha clasificación.

Para que los empleadores eviten posibles problemas relacionados con la productividad y la gestión, es fundamental que comuniquen claramente las expectativas laborales, los plazos, y reiteren las políticas laborales estándar que permanecen vigentes independientemente del lugar desde donde trabaje el empleado. Las verificaciones frecuentes por parte de la gerencia y el reconocimiento a los empleados por las metas alcanzadas y sus contribuciones son medidas sencillas que los empleadores pueden incorporar y que tienen un impacto significativo en la productividad y la satisfacción de los empleados.

Otro aspecto importante que los empleadores deben tener en cuenta es el cumplimiento con la publicación de los avisos requeridos en el lugar de trabajo. El Boletín de Asistencia de Campo N.º 2020-7 publicado por la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos el 23 de diciembre de 2020, aclaró que ciertos avisos electrónicos cumplen con los requisitos de notificación bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA), la Sección 14(c) de la FLSA (Sección 14(c)), la Ley de Protección al Empleado contra el Polígrafo (EPPA) y la Ley de Contratos de Servicio (SCA).

Ya sea que los avisos se proporcionen de forma electrónica o en formato impreso, es obligación del empleador proporcionar los avisos requeridos a todas las personas afectadas. Varias de las leyes federales mencionadas anteriormente requieren que los empleadores mantengan estos avisos publicados de manera continua en el lugar de trabajo. Para cumplir con el requisito de publicación continua en formato electrónico, todos los empleados del empleador deben trabajar exclusivamente de forma remota, recibir habitualmente información del empleador por medios electrónicos, y tener acceso disponible en todo momento a la publicación electrónica. En los casos en que un empleador tenga una combinación de empleados presenciales y completamente remotos, el empleador puede complementar una publicación impresa con una publicación electrónica. La consideración clave que los empleadores deben tener en cuenta es que el empleado pueda acceder y ver fácilmente el aviso requerido. Si un empleado tiene que solicitar acceso para ver el aviso, o si un empleador no ha informado adecuadamente a los empleados sobre dónde y cómo acceder al aviso electrónicamente, no se ha cumplido con el requisito de notificación.

A medida que el trabajo remoto continúa siendo predominante en la fuerza laboral, seguramente surgirán nuevas orientaciones y legislación para abordar las preguntas y preocupaciones en evolución. Nuestro despacho está aquí para ayudarle con sus asuntos de derecho laboral, así como con cualquier asunto de derecho corporativo, comercial o familiar. Ofrecemos consultas tanto presenciales como virtuales; no dude en llamar a nuestra oficina al 305-460-0145 para programar una consulta, o contáctenos en línea.